Wer ist von der KI-Schulungspflicht betroffen? Rollen, Beispiele, Ausnahmen

Zwei Rollen, ein und derselbe Wortlaut

Art. 4 Abs. 1 richtet sich an zwei Adressaten: Anbieter und Betreiber. Beide Begriffe definiert Art. 3 wortgleich in ihrer Struktur — als „eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle". Das ist keine beiläufige Formulierung, sondern schließt von vornherein Unternehmen jeder Rechtsform, Vereine, Stiftungen und öffentliche Stellen gleichermaßen ein.

Anbieter ist nach Art. 3 Nr. 3, wer ein KI-System oder ein KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Das betrifft in der Praxis vor allem Softwarehersteller und Unternehmen, die ein eigenes KI-Produkt herausbringen — nicht, wer fremde Tools lediglich einsetzt.

Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet — es sei denn, das System wird ausschließlich im Rahmen einer persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit genutzt. Diese zweite Rolle trifft die überwiegende Mehrheit aller Organisationen, die im Alltag mit KI-Werkzeugen arbeiten, ohne selbst Anbieter zu sein: Wer ein bestehendes Tool wie ein Sprachmodell, einen Bildgenerator oder einen Chatbot beruflich einsetzt, ist bereits Betreiber im Sinne der Verordnung — unabhängig davon, ob das Tool selbst entwickelt, lizenziert oder abonniert wurde.

Keine Größenschwelle — vom Einzelunternehmer bis zum Konzern

Art. 4 Abs. 1 nennt keine Untergrenze nach Mitarbeiterzahl, Umsatz oder Rechtsform. Die Bundesnetzagentur bestätigt das ausdrücklich: Die Pflicht zur KI-Kompetenz gilt unabhängig von Branche und Organisationsgröße. Ein Solo-Selbstständiger, der ein KI-Tool beruflich einsetzt, ist damit ebenso Betreiber wie ein börsennotierter Konzern — der Unterschied liegt allein im Umfang der „angemessenen" Maßnahmen, nicht in der Frage, ob überhaupt eine Pflicht besteht.

Für kleine und mittlere Unternehmen sieht Art. 4 Abs. 2 zusätzliche Unterstützung durch Kommission und Mitgliedstaaten vor; das ändert an der Pflicht selbst nichts, sondern soll ihre Erfüllung erleichtern — etwa durch praktische Beispiele auf der zentralen Informationsplattform nach Art. 62 Abs. 3 Buchst. b.

Praxisbeispiele: Wann eine Fachabteilung zum Betreiber wird

Die Definition in Art. 3 Nr. 4 stellt nicht auf die IT-Abteilung ab, sondern auf jede berufliche Verwendung eines KI-Systems in eigener Verantwortung. Angewendet auf typische betriebliche Konstellationen ergibt sich — als eigene rechtliche Einordnung der Redaktion, nicht als wörtliches Behördenbeispiel, mit Ausnahme des mit * markierten Falls:

Gemeinsamer Nenner aller Fälle: Sobald ein KI-System im beruflichen oder dienstlichen Kontext eingesetzt wird, ist die Organisation Betreiber — unabhängig davon, welche Abteilung das Tool bedient und ob eine eigene IT-Abteilung existiert.

Freelancer, Auftragnehmer und Dienstleister: „andere Personen"

Art. 4 Abs. 1 beschränkt sich nicht auf das eigene Personal. Verpflichtet sind Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz „ihres Personals und anderer Personen" unterstützen, „die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind". Die Bundesnetzagentur konkretisiert diese „anderen Personen" als Auftragnehmer oder Dienstleister; die Kommission nennt in ihrer englischsprachigen FAQ contractor, service provider und client.

Praktisch bedeutet das: Wer als Unternehmen einen Freelancer beauftragt, der in dessen Auftrag mit einem KI-System arbeitet — etwa ein externer Texter, der firmeneigene KI-Vorlagen bedient, oder eine Agentur, die im Kundenauftrag einen Chatbot betreibt —, muss auch dessen KI-Kompetenz im Rahmen der eigenen Maßnahmen mitdenken. Die Pflicht wandert also nicht automatisch komplett auf den Freelancer ab, nur weil dieser kein Angestelltenverhältnis hat.

Abgrenzung zur rein privaten Nutzung

Art. 2 Abs. 10 zieht die Grenze klar: Die Verordnung gilt nicht für die Pflichten von Betreibern, die natürliche Personen sind und ein KI-System im Rahmen einer ausschließlich persönlichen und nicht beruflichen Tätigkeit verwenden. Wer privat mit einem Chatbot ein Rezept sucht oder im Urlaub ein KI-Übersetzungstool nutzt, wird dadurch nicht zum Betreiber im Sinne der Verordnung. Die Ausnahme kippt jedoch, sobald dieselbe Person dasselbe Tool beruflich einsetzt — auch nur gelegentlich neben der eigentlichen Tätigkeit. Eine trennscharfe Prozentgrenze zwischen „überwiegend privat" und „auch beruflich" nennt die Verordnung nicht; maßgeblich ist der konkrete Nutzungskontext im Einzelfall.

Vereine, Stiftungen und Behörden: kein Sonderstatus

Weder Art. 3 Nr. 3 noch Nr. 4 unterscheiden nach Rechtsform oder Erwerbszweck. Beide Definitionen nennen ausdrücklich „Behörde, Einrichtung oder sonstige Stelle" neben der natürlichen und juristischen Person — derselbe Wortlaut, den auch andere EU-Verordnungen für ihren persönlichen Anwendungsbereich verwenden. Ein Verein, der ein KI-Tool zur Mitgliederverwaltung nutzt, eine Stiftung, die einen Chatbot auf ihrer Spendenseite betreibt, oder eine Behörde, die ein KI-System zur Bearbeitung von Anträgen einsetzt, sind damit ebenso Betreiber wie ein privatwirtschaftliches Unternehmen. Die Bundesnetzagentur behandelt öffentliche Stellen auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz nicht gesondert, was angesichts des eindeutigen Wortlauts der Definitionen konsequent ist.

Selbstcheck: Anbieter, Betreiber oder beides?

Wer nicht sicher ist, in welche Rolle die eigene Organisation fällt, kann sich an drei Fragen entlanghangeln, die unmittelbar aus Art. 3 Nr. 3 und 4 sowie Art. 2 Abs. 10 folgen:

1. Wird ein KI-System selbst entwickelt oder entwickeln lassen und unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen? Dann besteht die Anbieterrolle nach Art. 3 Nr. 3 — unabhängig davon, ob das Produkt verkauft oder nur intern bereitgestellt wird.
2. Wird ein KI-System — eigenes oder fremdes — in eigener Verantwortung beruflich oder dienstlich eingesetzt? Dann besteht die Betreiberrolle nach Art. 3 Nr. 4. Das betrifft die meisten Organisationen, die Standardwerkzeuge wie Sprachmodelle, Bildgeneratoren oder Chatbots nutzen, ohne sie selbst zu entwickeln.
3. Sind Freelancer, Auftragnehmer oder Dienstleister im eigenen Namen mit dem Betrieb oder der Nutzung eines KI-Systems befasst? Dann zählen auch diese „anderen Personen" nach Art. 4 Abs. 1 zum Kreis, dessen KI-Kompetenz durch eigene Maßnahmen unterstützt werden soll — unabhängig vom Vertragsverhältnis.

Wird mindestens eine Frage mit Ja beantwortet und liegt keine ausschließlich persönliche, nicht berufliche Nutzung nach Art. 2 Abs. 10 vor, greift Art. 4 Abs. 1. Anbieter- und Betreiberrolle schließen sich dabei nicht aus: Ein Unternehmen, das einen eigenen Chatbot entwickelt und ihn zugleich im eigenen Kundenservice betreibt, ist beides gleichzeitig und muss die Maßnahmen entsprechend auf beide Rollen zuschneiden.

Was das für den Nachweis bedeutet

Ist die eigene Organisation als Anbieter oder Betreiber identifiziert, stellt sich die nächste Frage: Wie sieht ein angemessener Nachweis aus, ohne dass ein amtliches Zertifikat vorgeschrieben ist? Das beantwortet der Grundlagenartikel KI-Kompetenz nach Art. 4: Wer ist verpflichtet und wie weist man sie nach? im Detail, ebenso wie der Überblick über den Kursaufbau der KI-Pflichtschulung für den praktischen Weg über strukturierte Module bis zum internen Teilnehmerzertifikat.

Häufige Fragen

Rechtsgrundlagen und Quellen

• Verordnung (EU) 2024/1689, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026 (EUR-Lex): Art. 2 Abs. 10, Art. 3 Nr. 3 und 4, Art. 4, Art. 62 Abs. 3 Buchst. b
• Europäische Kommission, AI Literacy — Questions & Answers
• Bundesnetzagentur, KI-Kompetenz (Art. 4)